Dans l’article précédent, je vous expliquais l’importance des Intentions Originelles et comment les définir. Dans l’article d’aujourd’hui, je vais vous expliquer comment utiliser le principe de Pareto et la matrice d’Eisenhower pour mieux gérer son temps.
Le principe de Pareto pour gérer les priorités : la règle des 80/20
J’aimerais commencer par mettre l’accent sur l’importance du travail et de la famille dans le choix de vos intentions. À moins que vous ne soyez rentier, vous devez passer 1/3 de vos journées au travail. Si vous ne le faites pas vous risquez de passer à côté de ce qui vous prend le plus de temps dans votre vie et votre organisation ne pourra pas changer, et vous ne gagnerez pas de temps.
Le principe de Pareto (un économiste italien) démontre que seulement 20% de vos efforts génèrent 80% de vos résultats. Si vous voulez gagner du temps, mieux vaut se concentrer sur le 80% d’efforts restant. Sur une journée de 24 heures, 20 % représentent 5 heures, si vous enlevez à cela le temps de sommeil, soit environ 8 heures, votre journée ne fait plus que 16 heures. En réalité sur le 5 heures, il n’en reste donc que 3, soit 20%. Pensez-vous vraiment que vous pouvez gagner une heure de temps sur 3 heures ? Cela paraît difficile. Il est en effet plus simple de se concentrer sur les 80%.
On m’a récemment parlé de la Miracle Morning. Il s’agit d’une technique pour gagner du temps qui consiste à se lever une heure plus tôt le matin, pour ne pas être dérangé et pouvoir se concentrer sur ce que l’on a à faire : du sport, finaliser des projets d’investissement immobilier, lire, se former, etc. Quelques questions ont éveillé ma curiosité :
- « Moi : À quelle heure tu te couches maintenant ?
- Mon ami : 21h30 – 22h00 car le soir je suis fatigué d’avoir démarré ma journée tôt.
- Moi : Jusque-là rien d’anormal, tu te lèves tôt, tu te couches plus tôt. Là où tu te couchais habituellement à 23 heures, tu as simplement décalé une heure du soir au matin.
- Mon ami : Oui mais c’est différent. Le matin je suis en pleine forme et c’est plus facile de travailler ou de faire du sport, mais surtout je ne suis pas dérangé.
- Moi : Effectivement tu n’es pas dérangé, mais que pense ta femme d’être seule tous les soirs et de se coucher quand tu dors déjà ? Votre vie sentimentale n’est-elle pas impactée ? »
Aucune réponse de la part de mon ami.
- « Moi : Comment fais-tu lorsque tu es invité ou que tu sors au restaurant ? Tu rentres à 21 heures ?
- Mon ami : En réalité je ne le fais pas tous les jours, parce que ça perturbe mes activités sociales. Je le fais uniquement lorsque j’ai des choses vraiment importantes et urgentes à faire. »
La discussion a duré un certain temps et j’en viens au constat personnel que ce n’est pas une solution tenable dans la durée. À moins que votre conjoint et vos amis adoptent le même rythme que vous, il n’en reste pas moins que vous n’avez pas gagné de temps, mais simplement déplacé une heure du soir au matin. Vous serez peut-être plus efficace le matin que le soir et vous aurez peut-être réussi à traiter plus de choses en une heure, mais avez-vous réellement gagné du temps ? Je dirai que vous avez augmenté votre productivité, mais que vous n’avez pas gagné une heure en plus dans votre journée.
Il est donc important de choisir sur quelle période de la journée vous voulez gagner du temps. Je privilégie toujours la règle des 80/20, c’est dans ce qui me prend 80 % du temps que je vais pouvoir vraiment en gagner.
Mieux gérer son temps grâce à la matrice d’Eisenhower
Toujours se reporter à ses Intentions Originelles
Avant de vous parler de cette matrice, je voudrais revenir sur un point dont on entend parler dans toutes les méthodes de gestion du temps, la fameuse liste de tâches ou « to do list ». Si l’on prend en comparaison la méthode GTD, il est indispensable de passer du temps à collecter les informations, les classer et les traiter, ceci dans le but unique de pouvoir tout réaliser.
Personnellement j’ai une vision plus pragmatique de mon organisation. Il ne s’agit pas de tout réaliser mais de faire ce qui est important pour moi, ce qui va avoir de l’impact sur mes intentions originelles. Au lieu de dire que j’ai oublié, je préfère dire que ce n’est pas dans mes priorités. Je ne vais donc pas réaliser tout ce que l’on me demande, je ne vais pas non plus réaliser tout ce dont j’ai envie, de la même façon que je vais expliquer aux autres que ce n’est pas dans mes priorités et je me l’applique à moi-même.
Si je lis un sujet qui m’intéresse, prenons par exemple les drones, dans les méthodes de gestion du temps classiques, on me conseillerait de noter cette entrée dans ma To Do List et de la mettre de côté pour y revenir plus tard. Si cela n’a aucun impact sur mes intentions, alors je ne note rien car je sais que je ne m’intéresserais pas plus que cela aux drones. Si revanche « me perfectionner en photo » fait partie de mes intentions, j’y associerais probablement la photo avec un drone. Le drone ne devient pas une nouvelle intention mais il est lié à mes intentions.
Ne pas oublier l’essentiel
Quand nous parlerons de la planification de vos tâches, vous allez devoir décider de ce qui est important et vous allez le positionner en premier dans votre vie, rappelez-vous l’histoire avec les grosses pierres, si vous n’avez pas vu la vidéo, je vous conseille vivement de faire pause dans votre lecture pour la regarder :
Si vous avez oublié vos grosses pierres, ou si vous avez oublié vos enfants, et que vous planifiez votre semaine sans cela, je pense et j’en suis même sûr, que votre agenda va être bouleversé dès le premier jour.
Il est peu probable que vous décidiez de ne pas aller les chercher vos enfants à l’école ce soir par exemple. Le moment venu, si vous aviez planifié une heure sur le cours de « Prendre en main mon temps », vous n’allez pas réaliser cette tâche, ce qui serait bien dommage pour vous, et vous allez aller chercher vos enfants à l’école. Le soir venu ou le lendemain quand vous ferez votre bilan d’activité, vous serez en retard puisque vous n’avez pas fait votre cours. Vous allez bouleverser votre agenda du soir ou du lendemain pour faire rentrer une heure supplémentaire, mais le problème se présentera de nouveau les jours suivants.
Donc lors de la planification vous allez être contraint de mettre des tâches dans votre agenda comme « Allez à l’école », amener ma fille à la piscine etc. Et c’est pour cela qu’il faut prendre soin de bien définir vos intentions originelles, je sais que je me répète, mais c’est le plus important dans votre organisation. Dans les séances de coaching nous pouvons passer beaucoup de temps dessus. Donc prenez vraiment un moment de définir vos intentions originelles ou de les revoir, assurez-vous de ne pas avoir oublié les grosses pierres de votre vie.
Je voudrais vous parler d’un homme Bryan Dyson, il fut PDG de la très célèbre compagnie COCA-COLA. Le 6 septembre 1991, il prononça un discours dans l’une des universités américaines lors de la remise des diplômes, le voici :
« Imaginez la vie comme un jeu dans lequel vous jonglez avec cinq balles. Ces balles représentent : le travail, la famille, la santé, les amis et la vie spirituelle. Vous vous rendrez compte rapidement que le travail est comme une balle en caoutchouc. Si vous la laissez tomber, elle rebondira et vous reviendra. Mais les quatre autres balles : la Famille, la Santé, les Amis et l’Esprit sont fragiles comme le cristal. Si vous laissez tomber l’une d’elles, elle en sortira inévitablement éclatée, ébréchée, abîmée, voire brisée. Jamais elle ne redeviendra la même. Vous devez comprendre ceci : appréciez le plus précieux et efforcez-vous de l’atteindre. Travaillez avec efficacité dans les heures normales de bureau et laissez le travail à temps. Consacrez le temps nécessaire à votre famille et à vos amis.Faites de l’exercice, mangez et détendez-vous de manière adéquate. Et par-dessus tout, croyez en la vie intérieure, le spirituel, qui est le plus transcendantal parce qu’il est éternel. « .
Ce qu’il faut retenir de ce discours, c’est qu’il est important de comprendre quels sont vos buts et vos priorités dans la vie. Nous avons tous été éduqués avec comme objectif unique de travailler, on nous a dit tous les jours depuis notre enfance, il faut bien travailler à l’école pour avoir un bon travail plus tard et on nous répète tous les jours qu’il y a du chômage et qu’il faut garder son emploi.
Toutes ces informations que nous recevons concernant notre travail nous focalisent sur cet aspect de notre vie, cela génère du stress d’imaginer perdre notre emploi. Pourtant il est important de ne pas vous laisser mener par les autres et de définir vous-même ce qui est important dans votre vie. Priorisez et ne confondez pas ce qui est important et ce qui est obligatoire. L’important c’est la Famille, la Santé, les Amis et l’Esprit. L’obligatoire c’est le Travail.
La matrice d’Eisenhower
Maintenant que nous avons bien compris le concept de l’important, revenons à notre matrice de Eisenhower. 2 axes essentiels constituent cette matrice : ce qui est important et ce qui est urgent.
L’Important et l’Urgent doivent être prioritaire, mais ne vous trompez pas de sens. Ce qui est important d’abord, puis ce qui est urgent, autrement l’urgent va devenir important et vous n’allez pas réussir à gagner du temps.
Pour traiter ce qui est Important et peu urgent, bloquez un créneau dans votre agenda pour planifier et réaliser ces tâches. Vous devriez déjà commencer à gagner du temps.
Peu Important et Urgent : si c’est peu important pour vous, alors posez-vous les bonnes questions, est-ce que c’est à vous de le faire ? Est-ce que vous pouvez le déléguer ? À qui pouvez-vous le déléguer ? Comment pouvez-vous le déléguer ? Si cela vous prend moins de 2 minutes, alors faites le tout de suite, ou juste après les choses importantes que vous avez à faire.
Peu important et peu urgent : Personnellement je ne fais pas ces tâches-là, soit je les supprime soit je les laisse mourir doucement, de semaine en semaine elles restent dans cette case et si au bout d’un certain temps elles sont toujours là, je les efface. C’est à chacun de définir dans quels délais, pour ma part j’attends environ 1 mois avant de statuer.
Vous venez de classifier vos tâches en fonction de la matrice de Eisenhower, ce qui peut être un petit peu difficile à faire au début, mais plus vous allez le faire plus ce sera facile. Une petite astuce pour le bureau, imprimez la matrice sur une feuille A4, créez vos tâches sur des post-it, et positionnez vos post-it sur chaque carré pour planifier. Ne faites pas ce travail une tache à la fois, mais pour toutes les tâches en même temps. Vous pouvez commencer à le faire une fois par jour, ou tous les deux jours.
En traitant l’ensemble de vos tâches en même temps, vous allez vous apercevoir rapidement que vous avez tendance à tout juger Important et Urgent. Une fois que vous aurez positionné tous vos post-it, faites le point sur chacune d’elle et essayez de les repositionner si nécessaire, en respectant l’ordre suivant :
- Important et Urgent ;
- Non important et Non Urgent ;
- Important et Non Urgent ;
- Non important et Urgent.
Au fur et à mesure vous allez pousser de plus en plus de tâches dans les 2 dernières catégories et c’est à ce moment-là que vous allez commencer à gagner beaucoup de temps.
Vous en savez maintenant un peu plus sur le principe de Pareto et la matrice d’Eisenhower, deux outils puissants qui vous aident à comprendre comment mieux gérer votre temps. Je vais finir cet article par une citation : « Ne donne jamais à quelqu’un l’opportunité de te faire perdre ton temps deux fois. ».
Rétroliens/Pings