Dans l’article d’aujourd’hui j’aimerais aborder avec vous l’importance de la planification. En utilisant des outils appropriés, vous allez gagner du temps dans votre organisation et vous serez ainsi en mesure de vous consacrer à l’essentiel : vos Intentions Originelles.
Gérer la planification grâce à Outlook
Pour mes activités professionnelles ou personnelles, j’utilise Outlook. Beaucoup d’entreprises l’utilisent et le coût de l’abonnement à Office 365 est relativement peu élevé (environ 60 € par an pour la suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et OneDrive). Il s’agit d’un des outils les plus performants en matière d’agenda électronique, mais aussi de prise de notes (OneNote), également utile pour créer des listes de tâches.
L’abonnement à la suite Office vous donne également accès à un espace de stockage en ligne d’1 tera (1 000 Go) sur le cloud pour sauvegarder toutes vos données et vos photos. Le tout, accessible depuis n’importe où et surtout utilisable sur PC ou téléphone mobile.
Attention, il ne s’agit pas d’un comparatif. Il existe d’autres outils, comme G Suite de Google par exemple. Il vous appartient de travailler avec les outils qui vous conviennent le mieux. En revanche et pour gagner en simplicité, je vous conseille de choisir une suite complète. Mes exemples se basent sur la suite Office 365, mais vous pouvez bien sûr appliquer mes conseils si vous en utilisez une autre.
La chose la plus importante est de bien configurer vos outils pour qu’ils fonctionnent ensemble et sur différents supports : smartphone, ordinateur personnel, ordinateur de bureau et cloud. Cela vous éviter de perdre des données et de multiplier les saisies informatiques.
Sur Outlook vous pouvez configurer plusieurs agendas. Pour ma part j’en utilise 2, 1 professionnel et 1 personnel. Vous pouvez malgré tout intégrer vos rendez-vous personnels dans l’agenda professionnel et utiliser l’option « RDV privé ». Encore une fois c’est à vous de choisir ce qui est le plus simple et pratique pour vous. Un autre avantage sur Outlook est de pouvoir transformer un mail reçu en un rendez-vous sur votre l’agenda. Vous conservez ainsi l’historique et vous n’avez pas besoin de saisir les informations.
Mieux planifier pour gagner du temps
Une vision à la semaine
Plus vous serez efficace dans la planification et meilleure sera votre organisation, ce qui vous permettra ainsi de gagner du temps. Prenez l’habitude d’avoir une vision sur 7 jours (du lundi au dimanche).
En ayant une vision uniquement journalière, vous prenez le risque d’essayer de faire rentrer des nouvelles tâches dans votre journée et de modifier votre organisation. Vous risquez aussi de remettre au lendemain sans tenir compte de ce qui a déjà été planifié.
Si vous préférez un agenda papier, choisissez un semainier (généralement représenté sur 2 pages), pour avoir une vision complète de votre semaine. Personnellement, j’ai abandonné l’agenda papier il y a très longtemps, donc je n’en parlerai que très peu. En revanche je me sers d’un petit carnet que j’ai toujours sur moi pour y conserver les choses les plus importantes ou pour noter des actions à réaliser quand je suis en réunion. Cela évite de donner l’impression aux autres que je ne suis pas attentif.
Garder en tête vos intentions originelles pour planifier
Une fois votre agenda ouvert, commencez par planifier vos grosses pierres, vos cinq intentions originelles. Si vous devez aller chercher vos enfants à l’école ou chez la nounou par exemple, commencez par là en créant une tâche récurrente jusqu’à la fin de l’année scolaire.
J’inclus dans cette tâche le temps du trajet. Si je dois aller chercher les enfants à 18 heures, je fais démarrer la tâche à 17h30, car il me faut 30 minutes pour me rendre à l’école. L’heure de fin de la tâche est donc l’heure de mon RDV. Je sais ainsi que je peux prendre des RDV, des réunions ou planifier une activité dans mon agenda jusqu’à 17h30 pour ne pas être en retard.
Par ailleurs, j’ai partagé mon agenda avec le reste de mon équipe afin que chacun puisse prendre des rendez-vous pour moi. Je n’ai bien sûr pas besoin d’expliquer à mon équipe comment je m’organise, ils sont libres de remplir mon agenda sans que cela me désorganise. Prenez bien en compte les temps de trajet dans votre nouvelle organisation, pour éviter de déborder sur d’autres rendez-vous éventuels et prendre le risque d’accumuler un retard conséquent.
Analysons maintenant cette tâche, en premier lieu j’indique clairement l’objet. Vous devez savoir exactement quel est l’objectif de cette tâche d’un simple coup d’œil. N’hésitez pas à l’écrire clairement. Indiquez ensuite l’adresse de destination. Vous allez me dire que c’est complètement stupide, parce que vous savez exactement où se trouve l’école de votre enfant.
Bien sûr que vous le savez, mais lorsque j’arrive dans ma voiture, j’ai pour habitude d’utiliser un logiciel de navigation (Waze), et comme il est lié avec mon agenda il sait exactement où je dois aller et me propose immédiatement le trajet le plus rapide pour m’y rendre, voilà de précieuses minutes gagnées. Notez que cela fonctionne également avec Google Maps. Cette simple précision me permet de réduire mon stress et m’évite de devoir manipuler mon téléphone en conduisant. Cette simple petite astuce me permet de gagner du temps, et une tranquillité d’esprit.
Toujours dans cette logique, j’ai pris l’habitude de planifier un rappel sonore ou visuel, ainsi si je suis en réunion, je peux facilement anticiper et y mettre fin dans les temps. Si je suis plongé dans un travail passionnant, cela me permet également de ne pas oublier que le temps passe et cela m’évite de vérifier en permanence ce que j’ai à faire après car je sais que je vais être alerté. De nouveau, la planification me permet de gagner en tranquillité d’esprit et de réduire mon niveau de stress.
Enfin, j’utilise l’option « rendez-vous privé » lorsque je planifie dans mon agenda professionnel des RDV ou des tâches personnelles. Le créneau est ainsi bloqué sans que mes équipes ne sachent à quoi je suis occupé. Cela m’évite également d’avoir à refuser des RDV et de devoir me justifier. Vous pourrez aussi utiliser d’autres options, comme le « Show as », ou « out of office », ou « absent du bureau », etc.
À vous de choisir comment vous voulez que les autres le voient. Une autre option assez intéressante et que j’utilise beaucoup c’est le code couleur. C’est-à-dire que vous avez la possibilité de définir des couleurs en fonction des catégories que vous allez créer. Par exemple j’utilise la couleur Verte pour mes intentions personnelles. N’en utilisez pas trop au risque que votre agenda ressemble à un magasin Desigual.
Prendre tout de suite les bons réflexes
Il vous suffit ensuite de planifier toutes les grandes activités correspondantes à vos intentions originelles. Je planifie aussi des créneaux pour aller faire les courses, ce qui m’évite d’arriver le soir devant le frigo et de constater qu’il n’y a plus rien à manger. Si vous l’avez planifié, il y aura toujours le nécessaire dans le frigo.
Prenez le temps de bien planifier tout ce qui est en lien avec vos intentions originelles sur du long terme et pas uniquement sur une semaine, autrement vous risquez de vite oublier quelque chose. Il est beaucoup plus facile de supprimer une tâche de votre agenda que de devoir penser à la planifier car l’objectif est bien de n’avoir plus rien à penser. Prenez l’habitude d’organiser le maximum de choses à l’avance et ce dès que vous pensez à quelque chose (d’où l’intérêt d’avoir toujours son agenda ou son smartphone sur soi).
Voici un exemple simple qui m’est déjà arrivé : nous sommes au mois de mars et je pense qu’il faudrait que je fasse faire la révision de ma voiture avant de partir en vacances d’été. Si vous n’agissez pas immédiatement, il y a de fortes chances que vous attendiez le dernier moment pour appeler votre garagiste et que celui-ci vous dise qu’il n’a plus de place avant plusieurs mois. Si dès fin avril, j’avais planifié d’appeler le garagiste pour prendre un rendez-vous en juin avant mon départ, il n’y aurait probablement pas eu de problème et j’aurais pu partir en vacances l’esprit tranquille, sans avoir à me soucier si ma voiture va chauffer dans les embouteillages par exemple.
À ce stade à prendre, vous devez commencer à prendre cette habitude qui à elle seule est la clé de toute bonne organisation pour mieux gérer son temps. Quand j’accompagne des personnes, la première chose que je leur demande c’est de me montrer leur agenda, car la qualité de votre agenda c’est la qualité de votre temps.
Prévoir le temps de planifier
Dans votre organisation, vous devez trouver un créneau le soir ou le matin pour planifier ou vérifier votre planification. Pour ma part je préfère vérifier mon agenda le soir, un peu avant d’aller me coucher, cela me permet de me préparer psychologiquement à ma journée et inconsciemment cela prépare mon cerveau pendant la nuit.
Le matin, je sais exactement ce qui m’attend, mon inconscient a travaillé pour moi pendant la nuit et je suis prêt pour ma journée. En me levant, je prends 10 minutes pour planifier mes tâches pour les jours suivants. N’oubliez pas, il faut commencer par planifier les tâches Importantes et Urgentes, puis les tâches Importantes et Non urgentes et enfin les tâches Urgentes et Non importantes. Si vous avez un doute référez-vous à la matrice de Eisenhower.
Je vous ai livré toutes mes astuces pour que vous soyez en mesure de planifier vos journées et votre quotidien dans les moins détails. Il est important de prendre les bons réflexes dès le début pour mieux vous organiser et ainsi mieux gérer votre temps. Comme toujours, je vais finir par une citation d’Albert Einstein : « La folie c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent. ».
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