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Je vous propose aujourd’hui de passer en revue ensemble quelques règles, lois et principes généraux qui peuvent vous aider à améliorer votre gestion du temps. L’objectif est de comprendre, mais surtout vous approprier ces grands principes pour trouver des solutions et les appliquer à votre organisation. Personne n’est mieux placé que vous pour savoir ce qui est bon pour vous. C’est parti !

 

Les défis de la gestion du temps

La Perfection

Le premier défi c’est la Perfection, Salvador Dali disait à ce titre « Ne craignez pas la perfection, vous ne l’atteindrez jamais. ». La perfection est avant tout objective car chacun à son propre degré de satisfaction (Perfection et satisfaction vont de pair, car si vous avez atteint votre niveau de perfection dans une action vous êtes alors satisfait de vous-même).

Je vois bien souvent des personnes essayer de peaufiner un travail au-delà des attentes de la personne qui leur a confié ce travail. Ils y consacrent beaucoup de temps et d’énergie et attendent naturellement une reconnaissance qui n’est bien souvent pas à la hauteur de leurs espérances.

Je vais vous donner l’exemple de l’un de mes collaborateurs à qui j’avais confié une tâche. Il avait estimé le temps travail nécessaire à 3 semaines et en a finalement consacré 6 semaines. Voici l’échange que nous avons eu lorsqu’il m’a rendu son travail :

  • « Moi : Pourquoi as-tu mis tant de temps ?
  • Lui : Le travail au bout des trois semaines n’était pas satisfaisant, il n’était pas parfait.
  • Moi : Es-tu satisfait de toi maintenant ?
  • Lui : Oui, ce n’est pas encore parfait mais je suis satisfait.
  • Moi : Ce travail, tu l’as fait pour toi ou pour moi ?
  • Lui : Pour toi.
  • Moi : Est-ce que tu m’as demandé le niveau de perfection que j’attendais ?
  • Lui : Non.
  • Moi : Alors je vais te le dire, j’avais besoin de ce travail pour une réunion que j’ai eu il y a trois semaines, je ne voulais pas un travail parfait. »

Pour situer le contexte, je dois vous préciser qu’il s’agit d’une personne que je coache dans le cadre du travail. J’ai volontairement oublié de lui dire ce que j’attendais car dans 80 % des cas, la personne qui vous demande un travail ne va pas vous précise pas le niveau de ses attentes.

C’est à vous de le lui demander si vous ne voulez pas perdre du temps inutilement. Si vous ne connaissez pas son besoin, il y a de fortes chances que vous ne parveniez pas à la satisfaire. Pour résumer, gardez en tête que la perfection est subjective et que le niveau d’attente est propre à chaque individu. En procédant ainsi, vous allez gagner du temps.

 

La Distraction Technologique

Votre téléphone portable, Facebook, LinkedIn, Twitter, les actualités, etc. sont ce que l’on appelle une distraction technologique.

À table j’apprécie de boire un bon verre de vin, c’est agréable pour moi, je prends du plaisir. En revanche si à chaque repas je bois une bouteille de vin, ça risque de devenir toxique. C’est exactement le même principe pour les distractions technologiques, l’utilisation excessive de votre mobile est toxique.

Pour être sûr de ne pas passer trop de temps sur mon téléphone j’ai installé une application de contrôle du temps, c’est un peu comme compter mes pas avec une montre connectée, j’ai une alarme qui m’alerte toutes les 30 minutes d’utilisation. Au début je passais plus de 2h30 par jour sur mon téléphone. Maintenant, j’y passe entre 1h00 et 1h30, j’ai gagné une heure.

 

Le divertissement

Pour être efficace il faut savoir se reposer. Il est conseillé de faire 15 minutes de pause toutes les 90 minutes de travail, pour permettre aux yeux et au cerveau de se reposer. Cela ne veut pas nécessairement dire être sur son mobile. Échangez avec d’autres personnes, regardez dehors, laissez le cerveau s’évader. Il y a une différence entre le repos et le divertissement.

 

Le Multitâches

Vous pensez être multitâches ? Sachez que seul 2 % de la population est réellement capable d’être multitâches. D’après une étude scientifique, plus les personnes disent être capables de faire plusieurs choses à la fois et moins elles sont performantes. Au final, elles perdent du temps. Pour éviter cela, faites une seule tâche à la fois, terminez ce que vous avez commencé avant de passer à autre chose.

 

L’affluence des Demandes

Les demandes sont plus nombreuses que le temps dont vous disposez, pourtant beaucoup de personnes pensent faussement que si elles arrivent à faire plus de choses, plus vite, elles vont réussir à gagner du temps.

Faites d’abord l’essentiel, sélectionnez ce qui est le plus important pour vous et qui est en relation avec 3 à 5 de vos objectifs.

 

Le temps élément fini

Le temps est un élément fini, vous ne pouvez pas le changer. Vous avez le même temps que Léonard de Vinci ou Mère Teresa.  Au lieu de dire « Je n’ai pas le temps. », prenez l’habitude de dire « Ce n’est pas ma priorité. ».

Les lois du temps

 

La loi de Parkinson : « Plus on a le temps pour réaliser une tâche et plus cette tâche prend du temps »

La solution ? Pour chaque tâche que vous avez à réaliser, vous devez définir un budget de temps et le respecter. Une fois ce temps écoulé, vous vous arrêtez (c’est aussi en lien avec la perfection). L’idée n’étant pas de se souvenir de la loi de Parkinson mais bien de comprendre qu’il y a un fait intangible, c’est que si l’on a du temps pour réaliser quelque chose, on va prendre tout le temps que l’on dispose pour le réaliser.

Par exemple si je dois faire un rapport pour mon chef d’ici un mois, il y a 100 % de chance que je mette 1 mois à réaliser cette tâche. Je vais y consacrer un petit peu de temps chaque semaine et au final je vais passer plus de temps sur ce rapport, que si j’avais programmé une séance de travail de 90 minutes. Il est même très probable que j’attende le dernier jour pour faire ce rapport parce que je n’aurais plus le choix.

 

La loi de Murphy : « toute chose prend plus de temps que ce qui était prévu »

Pour parer à ces imprévus, la solution est de toujours prévoir un délai supplémentaire. Nous avons tendance à sous-évaluer le temps nécessaire parce que l’on veut aller vite. Si vous imaginez qu’une tâche prend une heure, planifiez 1h30. La sous-évaluation est propre à chacun, apprenez à vous connaître et planifiez avec votre propre marge manœuvre.

 

La loi de Fraisse : « 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure »

La solution est de ne pas remettre à plus tard les tâches ennuyeuses et de ne pas oublier qu’elles vont prendre plus de temps que prévu (voir la méthode de la grenouille plus loin). Le temps est subjectif, plus le sujet nous intéresse plus le temps paraît court. Si par exemple je me fais masser pendant 60 minutes, à la fin du massage j’ai toujours l’impression que ça vient juste de commencer, en revanche quand je dois faire ma déclaration d’impôt, j’ai toujours l’impression d’y passer des heures même si en règle générale je la finalise en moins d’une heure.

La loi d’Illich : « Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité humaine décroît, puis devient négative »

C’est la raison pour laquelle il faut planifier des séances de travail de 90 minutes maximum. Combien de fois, en fin de journée j’ai voulu finir un travail, encore 1 heure, puis 1 heure. Une fois le travail terminé, je suis rentré chez moi satisfait d’avoir fini. Pourtant le lendemain matin quand je reviens sur mon travail pour faire une dernière relecture, je m’aperçois des erreurs que j’ai faites la veille. Maintenant quand un travail n’est pas terminé en fin de journée, je le mets de côté et je profite de la soirée (ou plutôt mon cerveau en profite) pour trouver des solutions. Le lendemain matin, comme par miracle, je sais exactement ce que je dois faire et je fais le travail en 3 fois moins de temps que si je l’avais fait la veille.

La loi de Carson : « Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois »

La solution est claire, réalisez une tâche en une seule fois ou découpez cette tâche par tranche de 90 minutes. Isolez-vous (je vous donnerai des astuces pour vous isoler même en open space), limitez les sources de sollicitation, coupez vos mails, le téléphone, le mobile si possible. J’appelle aussi cette loi, la loi du grignotage. Je suis sûr que vous savez que si vous grignotez des gâteaux, ou des biscuits par exemple, vous allez prendre du poids. C’est exactement le même principe que pour le temps, si vous grignotez vos tâches vous allez prendre plus de temps, vous n’en perdrez pas.

 

La loi de Pareto : « 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats »

Cela signifie que 80 % de notre temps est utilisé soit pour perfectionner un travail, soit pour réaliser des tâches secondaires. La solution est la suivante : identifier les tâches secondaires et éliminez-les. Restez focalisé sur vos tâches prioritaires et ne soyez perfectionniste !

 

L’astuce de la Grenouille

Pour finir, je vous livre ma petite astuce préférée, celle qui a vraiment changé mon organisation, mais aussi ma vie : la règle de la grenouille. Cette règle dit : « Mange une grenouille tous les matins, le reste de ta journée sera merveilleuse. ». Cela veut dire qu’il faut réaliser en priorité la tâche la plus ennuyeuse, la plus difficile, celle que vous aviez l’habitude de reporter. À titre d’exemple, maintenant je fais ma déclaration d’impôts dès le premier jour. Si vous accomplissez cette tâche dès le matin, le reste de votre journée sera forcément plus facile.

Je vous laisse imaginer la scène, une grenouille vivante dans votre assiette, vous la mettez dans votre bouche. Ça me fait froid dans le dos et pourtant c’est bien cette image que vous devez avoir en tête, parce que cette solution à elle seule peut vous faire gagner énormément de temps, pourquoi ? Parce que cette petite astuce peut vous empêcher de procrastiner.

Comme vous avez pu le constater ces lois et ces règles fonctionnent ensemble pour vous aider à mieux vous organiser. J’ai gardé encore en réserve 2 astuces que je partagerai avec vous dans un prochain article et en vidéo pour vous aider à gérer vos tâches et à les prioriser, toujours de façon simple et pragmatique.

Yann

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