Il n’est pas toujours évident de savoir différencier les urgences des priorités, la gestion du temps est pourtant la clé pour travailler moins. Dans ce nouvel article, je vous propose d’aborder ensemble ces deux notions et de vous donner des astuces pour vous aider à gérer les priorités.
Organiser son temps : Savoir différencier les urgences des priorités
Être efficace oui, mais uniquement lorsque c’est utile
Dans son livre Priorité aux Priorités, Stephen Covey parle de la gestion des priorités sans vraiment expliquer l’essentiel. Dwight D. Eisenhower, 34e Président des États-Unis d’Amérique aurait un jour déclaré « J’ai deux types de problèmes, l’urgent et l’important : Les urgences ne sont pas importantes et l’important n’est jamais urgent. ». Cette déclaration a donné naissance à la matrice dite de Eisenhower.
Cette matrice vous aide dans votre processus de prise de décision : quoi ? quand ? Pourtant, les méthodes de gestion du temps traditionnelles parlent rarement de ce qu’il ne faut pas faire (vous avez bien entendu), car en réalité nous faisons beaucoup de choses inutiles. Comme l’a si bien dit Peter Drucker « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. Je vous entends déjà derrière votre écran vous dire, « Oui mais si on m’a demandé de le faire, c’est bien que c’est utile. ». La réponse est : absolument pas et je vais vous expliquer pourquoi avec cet exemple.
Gestion des priorités dans la vie professionnelle
Dans le monde de l’entreprise lorsqu’une personne vous demande quelque chose, elle en a souvent besoin dans l’immédiat. Parce que cette personne n’est pas organisée, elle travaille bien souvent dans l’urgence. La plupart du temps, cette demande ne vient pas d’elle directement mais de son chef et elle vient s’ajouter à sa liste de tâches. Son chef lui-même travaille très probablement dans l’urgence aussi. Vous suivez l’engrenage ? Le problème commence dès l’origine. Deux questions essentielles manquent :
1) Quelle est l’importance de cette demande ?
2) Dans quels délais elle doit être accomplie ?
Il y a peu de chances que ces questions aient été posées. À votre tour, si vous ne savez pas si c’est important, ni le temps dont vous disposez pour réaliser cette tâche, vous êtes à peu près sûr de vous tromper. Il est probable qu’en demandant un délai de 3 jours à votre supérieur pour réaliser le travail demandé, celui-ci vous demande finalement de laisser tomber car il ne lui reste en réalité qu’une heure pour le finaliser et que votre aide ne lui sera d’aucune utilité d’ici 3 jours. Vous pensez peut-être que je divague, alors je vous propose une application pratique.
Exercice pratique
Je vous propose un petit exercice pour cette semaine, à chaque fois que quelqu’un vous demandera de réaliser une tâche, posez-lui les deux questions suivantes :
- « Pour quand en as-tu besoin ? » Vous pouvez aussi lui répondre : « Au vu du travail que j’ai, je ne pense pas pouvoir le faire avant demain, après-demain etc. ». Vous pouvez volontairement exagérer un peu le délai pour et observer sa réaction.
- « Quel est le niveau d’importance de cette tâche ? ». Vous pouvez ajouter que vous avez déjà beaucoup de travail et que vous avez besoin de savoir si vous devez modifier la gestion de votre planning (évidemment mentionnez un autre travail dont lui ou un autre supérieur hiérarchique vous a chargé).
Observez bien les réponses et vous pourrez constater par vous-même que ce que l’on vous demande de faire en urgence n’est souvent pas si urgent que ça et que vous pourriez bien vous en passer !
Je vais vous donner un autre exemple : vous recevez un mail de votre chef, il explique dans ce mail qu’il faut faire ceci, cela, sortir un rapport, faire le compte-rendu de la dernière réunion etc., peu importe le sujet. Dans ce mail, vous n’êtes pas le seul destinataire, vous êtes 3 de votre service : que faites-vous ? Quand je pose cette question en formation ou en coaching la personne me répond systématiquement, « Je réalise ce que l’on m’a demandé. ». Faux, à moins qu’il n’ait été défini à l’avance que vous étiez en charge des comptes rendus de réunion, si le mail est adressé à 3 personnes, pourquoi pensez-vous que c’est à vous de le faire ?
Vous avez 2 solutions, soit vous ne faites rien et vous attendez que les autres le fassent, soit vous pouvez répondre au mail en expliquant aux autres que vous êtes débordé cette semaine et leur demander de le faire. Ceci n’est qu’un exemple mais c’est pour vous expliquer que nous avons naturellement tendance à faire des tâches qui ne nous sont pas forcément directement demandées.
Urgence ou priorité ? La solution pour être sûr de vous
Vous l’aurez compris, assurez-vous toujours de connaître le niveau d’urgence d’une demande et proposez toujours un délai de réalisation. Ne laissez personne vous l’imposer, c’est à vous de gérer votre planning. Apprenez à prioriser les tâches que l’on vous confie et si elles s’accumulent, revoyez les délais avec votre interlocuteur et décalez si nécessaire. Votre gestion du temps vous appartient et en appliquant cette méthode, je peux vous garantir que le nombre d’urgences va diminuer rapidement.
En second lieu, assurez-vous que c’est bien à vous de réaliser la tâche en question, surtout quand la demande est effectuée par mail et que vous n’êtes pas le seul destinataire. À l’inverse quand c’est vous qui écrivez un mail avec des demandes, prenez soin d’assigner une tâche à chaque personne ou d’envoyer des mails avec un destinataire unique.
En résumé dans cet article nous avons vu que nous faisons bien souvent des tâches inutiles et qu’il est important de s’assurer que c’est bien à nous de le faire mais aussi de mesurer le niveau d’urgence ou d’importance de la demande. Je vais finir par un proverbe de Paolo Coelho : « Lorsque vous dites oui aux autres, assurez-vous que vous ne dites pas NON à vous-même. ». Si vous souhaitez aller plus loin et que vous vous demandez comment mieux gérer votre temps, n’hésitez pas à lire cet article dans lequel je vous explique « Comment gagner une heure par jour ».
Il n’est pas toujours évident de savoir différencier les urgences des priorités, la gestion du temps est pourtant la clé pour travailler moins. Dans ce nouvel article, je vous propose d’aborder ensemble ces deux notions et de vous donner des astuces pour vous aider à gérer les priorités.
Organiser son temps : Savoir différencier les urgences des priorités
Être efficace oui, mais uniquement lorsque c’est utile
Dans son livre Priorité aux Priorités, Stephen Covey parle de la gestion des priorités sans vraiment expliquer l’essentiel. Dwight D. Eisenhower, 34e Président des États-Unis d’Amérique aurait un jour déclaré « J’ai deux types de problèmes, l’urgent et l’important : Les urgences ne sont pas importantes et l’important n’est jamais urgent. ». Cette déclaration a donné naissance à la matrice dite de Eisenhower.
Cette matrice vous aide dans votre processus de prise de décision : quoi ? quand ? Pourtant, les méthodes de gestion du temps traditionnelles parlent rarement de ce qu’il ne faut pas faire (vous avez bien entendu), car en réalité nous faisons beaucoup de choses inutiles. Comme l’a si bien dit Peter Drucker « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. Je vous entends déjà derrière votre écran vous dire, « Oui mais si on m’a demandé de le faire, c’est bien que c’est utile. ». La réponse est : absolument pas et je vais vous expliquer pourquoi avec cet exemple.
Gestion des priorités dans la vie professionnelle
Dans le monde de l’entreprise lorsqu’une personne vous demande quelque chose, elle en a souvent besoin dans l’immédiat. Parce que cette personne n’est pas organisée, elle travaille bien souvent dans l’urgence. La plupart du temps, cette demande ne vient pas d’elle directement mais de son chef et elle vient s’ajouter à sa liste de tâches. Son chef lui-même travaille très probablement dans l’urgence aussi. Vous suivez l’engrenage ? Le problème commence dès l’origine. Deux questions essentielles manquent :
1) Quelle est l’importance de cette demande ?
2) Dans quels délais elle doit être accomplie ?
Il y a peu de chances que ces questions aient été posées. À votre tour, si vous ne savez pas si c’est important, ni le temps dont vous disposez pour réaliser cette tâche, vous êtes à peu près sûr de vous tromper. Il est probable qu’en demandant un délai de 3 jours à votre supérieur pour réaliser le travail demandé, celui-ci vous demande finalement de laisser tomber car il ne lui reste en réalité qu’une heure pour le finaliser et que votre aide ne lui sera d’aucune utilité d’ici 3 jours. Vous pensez peut-être que je divague, alors je vous propose une application pratique.
Exercice pratique
Je vous propose un petit exercice pour cette semaine, à chaque fois que quelqu’un vous demandera de réaliser une tâche, posez-lui les deux questions suivantes :
- « Pour quand en as-tu besoin ? » Vous pouvez aussi lui répondre : « Au vu du travail que j’ai, je ne pense pas pouvoir le faire avant demain, après-demain etc. ». Vous pouvez volontairement exagérer un peu le délai pour et observer sa réaction.
- « Quel est le niveau d’importance de cette tâche ? ». Vous pouvez ajouter que vous avez déjà beaucoup de travail et que vous avez besoin de savoir si vous devez modifier la gestion de votre planning (évidemment mentionnez un autre travail dont lui ou un autre supérieur hiérarchique vous a chargé).
Observez bien les réponses et vous pourrez constater par vous-même que ce que l’on vous demande de faire en urgence n’est souvent pas si urgent que ça et que vous pourriez bien vous en passer !
Je vais vous donner un autre exemple : vous recevez un mail de votre chef, il explique dans ce mail qu’il faut faire ceci, cela, sortir un rapport, faire le compte-rendu de la dernière réunion etc., peu importe le sujet. Dans ce mail, vous n’êtes pas le seul destinataire, vous êtes 3 de votre service : que faites-vous ? Quand je pose cette question en formation ou en coaching la personne me répond systématiquement, « Je réalise ce que l’on m’a demandé. ». Faux, à moins qu’il n’ait été défini à l’avance que vous étiez en charge des comptes rendus de réunion, si le mail est adressé à 3 personnes, pourquoi pensez-vous que c’est à vous de le faire ?
Vous avez 2 solutions, soit vous ne faites rien et vous attendez que les autres le fassent, soit vous pouvez répondre au mail en expliquant aux autres que vous êtes débordé cette semaine et leur demander de le faire. Ceci n’est qu’un exemple mais c’est pour vous expliquer que nous avons naturellement tendance à faire des tâches qui ne nous sont pas forcément directement demandées.
Urgence ou priorité ? La solution pour être sûr de vous
Vous l’aurez compris, assurez-vous toujours de connaître le niveau d’urgence d’une demande et proposez toujours un délai de réalisation. Ne laissez personne vous l’imposer, c’est à vous de gérer votre planning. Apprenez à prioriser les tâches que l’on vous confie et si elles s’accumulent, revoyez les délais avec votre interlocuteur et décalez si nécessaire. Votre gestion du temps vous appartient et en appliquant cette méthode, je peux vous garantir que le nombre d’urgences va diminuer rapidement.
En second lieu, assurez-vous que c’est bien à vous de réaliser la tâche en question, surtout quand la demande est effectuée par mail et que vous n’êtes pas le seul destinataire. À l’inverse quand c’est vous qui écrivez un mail avec des demandes, prenez soin d’assigner une tâche à chaque personne ou d’envoyer des mails avec un destinataire unique.
En résumé dans cet article nous avons vu que nous faisons bien souvent des tâches inutiles et qu’il est important de s’assurer que c’est bien à nous de le faire mais aussi de mesurer le niveau d’urgence ou d’importance de la demande. Je vais finir par un proverbe de Paolo Coelho : « Lorsque vous dites oui aux autres, assurez-vous que vous ne dites pas NON à vous-même. ». Si vous souhaitez aller plus loin et que vous vous demandez comment mieux gérer votre temps, n’hésitez pas à lire cet article dans lequel je vous explique « Comment gagner une heure par jour ».
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