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Aujourd’hui j’aimerais que nous fassions un petit point d’organisation mentale et physique au travers de la prise de notes. Sans prétendre vous faire changer toute votre organisation, je vais vous parler des choses à connaître et à intégrer et que je considère être importantes à comprendre. L’objectif est que vous compreniez l’intérêt de planifier et comment ces outils vous permettent d’améliorer votre concentration et votre efficacité. On pourrait appeler ça du Mindset, ou comment changer doucement notre façon de voir les choses et de penser.

Pourquoi est-il important de faire le vide ?

Si votre esprit est encombré, vous manquerez d’efficacité

Vous connaissez sûrement les fameuses To Do List. Si vous imaginez que ces listes sont importantes pour ne pas oublier quelque chose à faire et bien c’est faux. La prise de notes est un outil de planification puissant, le fait d’écrire, de noter tout ce que vous avez à faire, vous permet de vous vider l’esprit. Si on conseille d’écrire, d’inventorier ou de noter vos idées, c’est parce que si votre esprit est encombré, vous serez moins efficace pour réfléchir et agir.

Je n’aime pas utiliser le mot efficacité, mais dans ce contexte précis, il est pertinent. Si vous souhaitez gagner du temps pour vous et principalement dans votre journée de travail, pour accomplir vos tâches quotidiennes dans un temps de réalisation classique, vous devez être efficace.

Prenons un exemple simple, en sortant d’une réunion vous devez réaliser le compte rendu et l’envoyer à l’ensemble des participants. On peut considérer que la réalisation de cette tâche devrait prendre 10 à 15 minutes.  Si vous avez pris des notes pendant la réunion, il vous suffit alors de les mettre en forme dans un e-mail. Pourtant la réalité est bien différente. Je vois souvent des collaborateurs mettre plus d’une heure pour rédiger un compte rendu de réunion, pourquoi ? Ces personnes ont bien souvent la tête pleine. Ils pensent à ce qu’ils doivent faire dans leur vie personnelle en plus de leurs préoccupations professionnelles : prendre du pain en rentrant, envoyer un chèque pour payer l’électricité, etc.

Toutes ces choses font que leur esprit n’est pas concentré sur ce qu’ils font, mais sur ce qu’ils ont à faire. Voilà ce qui peut vous rendre désorganisé, inefficace et qui vous fait perdre du temps.

 

La prise de notes est un outil puissant pour se libérer l’esprit

Se vider la tête va vous rendre plus efficace mais aussi plus heureux et si je vous en parle c’est que j’en ai fait l’expérience. Lorsque vous avez des problèmes, prenons l’exemple d’un souci d’argent, votre compte est à découvert, vous savez que le banquier va vous appeler dans les jours à venir et cela tourne dans votre tête en permanence parce que vous ne voyez pas d’issue à ce problème. Vous n’allez pas gagner au loto dans les 2 jours à venir et il n’y a pas non plus d’héritage en vue.

Vous pouvez faire une chose très simple, prenez un papier et notez simplement les faits et les actions à mettre en place : « Le 17 avril mon compte est à découvert de X euro. Rentrée d’argent prévue le 28 avril, jour de paye. Action à prendre : dans les jours à venir faire attention à mes dépenses, ne dépenser que pour le vital. Appeler le banquier pour le prévenir, lui expliquer la situation et envisager les solutions possibles. ». Si j’ai pris cet exemple, c’est que si vous avez probablement déjà vécu cette situation et vous savez qu’il y a très peu voire aucune solution. Pourtant, même si vous ne pouvez pas y faire grand-chose, votre esprit va être tourmenté.

En l’écrivant et en faisant cette action simple de prendre les devants sur votre banquier, votre esprit va se sentir apaisé parce que tout ce qui devait être fait a été fait. Le fait d’écrire tout cela va envoyer un signal à votre cerveau qui considérera qu’il n’est pas nécessaire de vous le rappeler. Dès lors qu’il sait que vous en avez pris conscience, il va pouvoir travailler à trouver (ou non) des solutions de manière inconsciente.

 

Efficacité : une histoire d’équilibre

 

Entre conscience et inconscience

Loin de moi l’idée de vous expliquer comment fonctionne notre cerveau, mais il est utile de savoir qu’il existe 2 parties bien distinctes. La partie consciente de notre cerveau (là où se trouve notre petite voix intérieure), nous permet de réfléchir, de trouver des solutions, de construire une phrase ou une réflexion.

C’est dans la partie inconsciente que se passent les réflexions plus profondes. Grâce à sa puissance, cette partie de notre cerveau a la capacité d’analyser plus de choses et de manière plus structurée. Elle peut ainsi envisager de nombreuses solutions avant de déterminer la bonne. En revanche, vous n’y avez pas accès directement, voire vous n’y aviez pas accès du tout.  En réalité c’est votre cerveau conscient qui n’y a pas accès, car la communication passe bien entre eux lorsqu’il s’agit de trouver des solutions.

Le manque de communication

Pourquoi il peut vous arriver d’avoir un éclair de génie et de trouver la solution à un problème sans y avoir même réfléchi, alors qu’à d’autres moments, malgré tous vos efforts, il ne se passe rien du tout ? C’est simple, lorsqu’un embouteillage de pensées se créé dans la partie consciente de votre cerveau, elle ne parvient plus à communiquer avec la partie inconsciente. C’est une vision simpliste, mais c’est la réalité. Plus votre conscient est occupé à se souvenir, à ressasser des idées ou des problèmes et moins il sera en mesure de transmettre à votre inconscient l’ordre de réaliser le travail nécessaire.

Ce blocage intervient dans les deux sens et de ce fait, vous n’êtes plus en mesure de mettre à profit la puissance de votre cerveau. Votre seul salut se trouve dans votre sommeil. Si vous dormez bien, votre inconscient va pouvoir travailler pendant la nuit et vous apporter des réponses à votre réveil, mais si vous dormez mal ou peu, alors la situation va se dégrader. Chaque pensée va générer du chaos et vous allez vite vous sentir débordé.

Faire le vide pour mieux réfléchir

La situation est la même sur votre lieu de travail. Si vous avez beaucoup de papiers, d’affaires en suspens, de factures, si votre bureau est encombré, alors votre esprit ne pourra pas se concentrer. À chaque fois que vos yeux vont se poser sur votre bureau, vous allez immédiatement penser à ce que vous avez à faire et vous ne serez pas concentré.

Il ne s’agit pas d’une simple histoire d’organisation de vos documents, il s’agit surtout de l’attention que vous allez porter à toutes ces choses qui vous entourent. Avant de commencer un travail, faites le vide, prenez tous vos documents et mettez-les dans un tiroir ou votre armoire si vous n’avez pas le temps de les ranger, vous pourrez y revenir par la suite.  L’important est de rien laisser qui puisse attirer votre œil pour laisser votre cerveau travailler en paix.

Vous l’aurez compris, l’importance de la planification est liée au fait de désencombrer votre esprit pour lui permettre d’être efficace dans les tâches qu’il a à accomplir. Pour cela, il est important de faire le vide dans votre esprit grâce à la prise de notes, mais aussi en agissant sur votre organisation matérielle. Je vais finir par une citation de David Kekich : « L’angoisse découle du manque de maîtrise, d’organisation, de préparation et d’action. ».

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